مائکرو سافٹ ورڈ کے اندر ہر فائل کے لیے خود کار بیک اپ فائل بنانا

میری کوشش ہوتی ہے کہ ان پیج استعمال کرنے والے جو ساتھی مائکروسافٹ ورڈ کی طرف آنا چاہتے ہیں انہیں ورڈ استعمال کرتے ہوئے کوئی اجنبیت محسوس نہ ہو اور ان پیج کا ہر فیچر انہیں ورڈ میں بھی دستیاب ہو۔ اس حوالے سے کئی ساتھی حوصلہ افزائی بھی کرتے ہیں اور دلچسپی بھی لیتے ہیں تو ہمت بندھتی ہے۔ بالخصوص ہمارے بہت اچھے دوست اسعد سعید صاحب۔ یہ پوسٹ انہی کے ایک کمنٹ کے جواب میں لکھی جارہی ہے۔
ورڈ کے اندر ان پیج کی طرح یہ سہولت شامل کی گئی ہے کہ خودکار بیک اپ فائل بنائی جاسکے۔ فرق یہ ہے کہ ان پیج میں ہر فائل کا بیک اپ خود ہی بنتا رہتا ہے اور ورڈ میں چونکہ آٹو سیو کا آپشن ہوتا ہے اور جس فائل کو سیو نہ کیا جاسکے اور حادثانی طور پر بجلی چلی جائے تو اگلی دفعہ ورڈ کھولنے پر وہ فائل (یا اس کا کوئی ورژن) آٹو سیو ہوکر دستیاب ہوتا ہے ۔ اس لیے ورڈ میں آٹو بیک اپ آپشن کو آن کرنا پڑتا ہے۔
اس کام کے لیے درج ذیل اقدامات کیے جائیں:

1. ورڈ دو ہزار 10/13 میں فائل Tab  کو کلک کریں، پھر بائیں نیچے کی جانب Options کو چنیں۔
2. بائیں جانب سے Advanced پر کلک کریں۔
3. دائیں طرف ظاہر ہونے والے سیٹنگز پینل میں نیچے سکرول کریں، اور Save والے حصے میں آجائیں۔
4. Always Create Backup Copy پر چیک لگائیں۔
5. Allow Background Saves پر بھی چیک لگائیں۔
6. اور اوکے کردیں۔ اور ورڈ بند کرکے دوبارہ چلالیں۔

جب آپ ورڈ بند کرکے دوبارہ کھولیں گے تو ہر فائل کا خودکار بیک اپ فائل بھی بن جایا کرے گی۔ یہ بعینہ وہی فائل ہے جو آپ نے ورڈ کی فائل بنائی ہے، بس اس کا ایکسٹنشن بدل کر .wkp ہوجاتا ہے۔ چونکہ صرف ایکسٹنشن بدل جاتا ہے اور ورڈ اس فائل کا صرف نام تبدیل کردیتا ہے اس لیے دونوں فائلوں کی جگہ تبدیل کرنا ممکن نہیں۔ جس جگہ اصل فائل ہوگی وہیں بیک اپ فائل بھی موجود ہوگی۔ اور جب بھی آپ فائل کو Save کریں گے، پرانی بیک اپ فائل ڈیلیٹ ہوگی اور اسی وقت نئی فائل بن جائے گی۔ آپ جتنی بھی دفعہ فائل کو سیو کریں گے ہمیشہ ایک ہی بیک فائل آپ کو ملے گی۔
احتیاطی تدابیر کے طور پر میں یہ بھی کرتا ہوں کہ ہرا پروجیکٹ کی فائلوں کو ہمیشہ 2 یا دو سے زیادہ جگہوں پر محفوظ کیا جائے۔ خاص کا وہ پروجیکٹس جو محنت طلب اور طویل ہوں انہیں کمپیوٹر میں کم از کم دو جگہ سیو کریں، اس کے ساتھ ساتھ یو ایس بی میں بیک اپ لے کر اسے کسی دراز میں محفوظ کرلیں، جیب میں گھمائے نہ پھریں۔ اگر ڈیٹا یو ایس میں ڈال کر یو ایس بی ساتھ لے کر گھوما جائے تو نادانستہ غلطی کی وجہ سے ڈیٹا غیر متعلقہ یا پھر غلط ہاتھوں میں جاسکتا ہے۔ اس کام کے لیے ایک الگ یو ایس بی لی جاسکتی ہے۔ ڈاکیومنٹس چونکہ سائز میں کم ہوتے ہیں تو اس کے لیے 8 جی بی کی یو ایس بی بھی بہت ہوگی جو مارکیٹ میں بسہولت مل جاتی ہیں اور اس میں سیکڑوں پروجیکٹس سما جائیں گے۔ اور ایسی فائلوں کو آن لائن بھی سیو کرنا نہ بھولیں۔ مثلاً گوگل ڈرائیو یا پھر ڈراپ باکس وغیرہ سروسز استعمال کی جاسکتی ہیں۔ میں ایسے صاحب کو جانتا ہوں جن کا ذاتی لیپ ٹاپ چھن گیا تھا جس میں ان کا اور ان کی اہلیہ کا پی ایچ ڈی تھیسس تھا، جن پر دونوں میاں بیوی 6 مہینوں سے کام کررہے تھے۔ اور وہی غلطی کی تھی کہ بیک نہیں لیا تھا، اب تک دونوں سکتے میں ہیں۔
ایک اور طریقہ ہے جس میں ورڈ کی آٹو بیک اپ فائل کسی دوسری جگہ بھی رکھی جاسکتی ہے۔ وہ آئندہ کسی پوسٹ میں ان شاء اللہ۔